データ整理の煩わしさから逃れるためには

2016年03月04日

パソコンを操作する会社員

業務上で発生するデータ整理の作業。そのデータをもとに仕事を進めていくため、大事な工程だとは分かってはいるものの、煩わしい作業に少し骨が折れるものです。

本当に重要な仕事にコミットするために、データ整理の労力を減らすには、どのような方法があるのでしょうか?

データ整理の生産性UP! Excel のショートカットキー

データ整理やデータ分類の作業は、Excel を使用することが多いことでしょう。ご存知の方がほとんどでしょうが、Excel には作業効率を高めるショートカット―キーがいっぱい。

これらを正しく使うことで、業務スピードは大幅にアップします。例えば、「シートの移動」。「Ctrl + Page Down / Up」を使うことで、左右のシートに瞬時に移動することができます。

ショートカットキーを使わず、マウスで操作している場合と比べるとどうでしょう。1回の操作で3秒の差があったと仮定して、1日に50回ほど操作すると、1カ月で約50~60分の時間差が生まれます。

ひとつのショートカットキーでもこれだけの作業時間差があるのですから、複数使用することで、大幅に生産性があがることと思います。

データ整理を外注する

社内でデータ整理の作業をするという方法ではなく、専門の会社に発注するという手段もあります。一度、「データ入力」と検索していただければ一目瞭然ですが、多くのデータ入力代行の会社があることが分かります。

これらの会社に、社内の面倒なデータ整理を発注するというのもひとつの手段といえるでしょう。

近年ではオフショア・アウトソーシングといわれ、中国やインドなどの人件費の安い国に大量のスタッフを抱え、より低単価で仕事を請け負うという形が主流となっています。

データ整理を思いたったら即発注! 本当に必要な業務にフルコミットするには

「安い」「早い」という点でいうと、クラウドソーシングの利用も魅力的です。クラウドソーシングとはオンラインを通じて、登録しているフリーランスや在宅ワーカーに仕事を発注できるサービスのこと。

オンライン上のやり取りとなるため、場所を問わず、国内外に登録者が在籍しています。依頼方法はサービス上で要件等を記入し、「発注」ボタンを押すだけ。スピーディーにアウトソースが可能です。

多数の登録者による一斉作業と、発注までのスピード感がクラウドソーシングを活用する利点です。

社員が本当に自分たちでなければできない業務に集中するために、これからはアウトソースするのが賢明な選択。その選択肢として、ぜひ一度、クラウドソーシングの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

<ライター:運営事務局>

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